Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Содержание
  1. Когда возникают случаи производственной необходимости
  2. Когда нельзя вызывать из отпуска и привлекать в связи с производственной необходимостью
  3. Как вызывать из отпуска
  4. Как написать служебную записку: примеры и образцы
  5. Виды писем
  6. Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)
  7. Пример 1
  8. Пример 2
  9. Пример 3
  10. Пример написания служебной записки
  11. Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки
  12. Служебная записка о выплате премии
  13. Докладная об отсутствии на рабочем месте
  14. Записка о списании ТМЦ
  15. Письмо о необходимости ремонта оборудования
  16. Письмо об отзыве из отпуска
  17. Электронные служебные записки. Такое бывает?
  18. Срок хранения
  19. В связи со служебной необходимостью прошу вас предоставить – как правильно писать служебную записку руководителю – в связи с производственной необходимостью прошу
  20. Приказ о производственной необходимости
  21. Образец служебной записки
  22. Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
  23. Страна Советов
  24. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
  25. Служебная записка на приобретение принтера в связи с поломкой
  26. Как обеспечивается перевод на иную должность
  27. Приказ о производственной необходимости: как оформить
  28. Эффективное письмо-просьба за 5 шагов
  29. Если привлекать к выполнению сверхурочных работ
  30. Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций
  31. №1. Персональное обращение
  32. №2. Почему ИМЕННО он?
  33. №3. И снова выгоды
  34. №4. Ваши успехи
  35. №5. Конкретная просьба
  36. №6. Громкие имена
  37. №7. Важные итоги
  38. №8. Контакты
  39. Ремарка

Когда возникают случаи производственной необходимости

В соответствии с требованиями трудового законодательства работодатель вправе перевести работников на срок до 30 дней на другую работу, не указанную в трудовом договоре. Согласовывать это с работником не нужно. Согласие требуется только в случае перевода работника на должность, где оклад по тарифной таблице ниже текущего.

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Случаи возникновения производства

Перевод на другую работу производится, если:

  • имели место ситуации, связанные с негативными природными явлениями или авариями по вине человека;
  • были пожары или возгорания;
  • произошли землетрясения;
  • были эпидемии, голод.
  • Эти ситуации становятся причинами угроз жизни или здоровью. Усилия сотрудников будут направлены на устранение причин, способствовавших несчастному случаю.

    Понятие «производственная необходимость» означает, что руководители по приказу оставляют работника на работе сверхурочно или вызывают из отпуска:

    1. Если начатое дело нужно срочно завершить.
    2. Когда сотрудник, выполняющий важную задачу, болен или отсутствует по объективным причинам.
    3. Когда необходимо участие в ликвидации ЧС или ЧС.
    4. Для восстановления утерянных или поврежденных товаров.
    5. Другие непредвиденные ситуации.

    В случае истребования замены отсутствующего работника распорядительный акт составляется в полном объеме за весь период отсутствия.

    Когда нельзя вызывать из отпуска и привлекать в связи с производственной необходимостью

    Работник не может быть вызван из рабочего отпуска в связи с необходимостью осуществления производственной деятельности, если:

  • работник болен и находится на больничном;
  • это далеко от дома.
  • Вы не можете быть привлечены к выполнению других задач более одного месяца, это нарушение правового поля. Письменный отказ работника от отпуска не является основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности, руководитель не имеет права его наказывать.

    Не всех сотрудников можно вызвать на работу сверх положенного времени и при необходимости вызвать из отпуска.

    Как вызывать из отпуска

    Причины вызова работников из отпуска на законодательном уровне не установлены. Причиной может быть только производственная потребность, то есть это время, когда руководителю нужен работник для выполнения работы.

    Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

    Как позвонить из отпуска

    В локальных документах предприятия можно описать перечень таких ситуаций, которые приводят к вызову работника в случае необходимости для завершения производственной деятельности. Но при всем этом всем работодателям необходимо помнить, что отозвать работника из отпуска или заставить его работать сверх нормы без его согласия нельзя.

    Отзыв с отдыха рекомендуется размещать в такой последовательности:

    1. Указать причину снятия с назначенного отпуска. Для этого необходимо подготовить служебную записку, документ составляется непосредственным руководителем или его доверенным лицом.
    2. Сотрудник должен написать согласие в письменной форме.
    3. Работодатель обязан оформить административный документ.

    Форма заказа не унифицирована, поэтому может быть оформлена в любом формате. В личном деле работника должно быть отмечено, когда он вышел из отпуска и сколько дней ему нужно гулять.

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    Памятка – одна из форм делового общения в бизнесе. При составлении необходимо придерживаться определенных правил.

    КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

    Чтобы иметь доступ

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много отделов разного уровня и достаточно сложно все контролировать.

    Но даже в малом бизнесе часто интересуются, как написать служебную записку; содержание этой записки зависит от цели, для которой она составлена. Необходимость его написания возникает, если необходимо получить реакцию на чрезвычайные события.

    Причем вам пишут не только о зле: еще и вносят рациональные предложения по улучшению работы компании. При регистрации «сервиса» соблюдайте некоторые правила, о которых речь пойдет ниже.

    Каждый сотрудник имеет право написать служебное письмо. Обычно в нем всегда две части. В первом начальство информируется о каком-либо факте или происшествии, а во втором содержатся просьбы, предложения, любые другие просьбы работника к вышестоящему коллеге.

    Стоит взяться за ручку, если:

  • допущены нарушения, которые привели к непредвиденным действиям или могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств для завершения проекта;
  • часть сотрудников не явилась на работу или оказалась в состоянии наркотического/токсического/алкогольного опьянения;
  • было предложение наградить некоторых сотрудников за выдающиеся достижения или другие достижения;
  • вам предстоит отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного отпуска;
  • любая другая ситуация, решение, которое не может быть принято без лидера.
  • Служба поддержки может быть доказательством того, что сотрудник адекватно отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Написание записки – это не право, а обязанность конкретного специалиста. Он подтверждает тот факт, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: проинформировал начальство и оперативно принял решение о проблеме.

    Виды писем

    Классификация обычно основывается на типе информации, содержащейся в отчете. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, которых у работника нет;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных функций;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение дополнительных бонусов;
  • информация о проблемах, возникших в рабочем процессе, и так далее
  • Поэтому существует множество видов отчетов, они могут содержать любую информацию, касающуюся моментов работы.

    Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать различные формы письменной отчетности о любых организационных и финансовых происшествиях или вопросах, требующих вмешательства высшего руководства.

    Но закон не устанавливает единый образец служебной записки, а должен обязательно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    То есть он должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование учреждения или структурного подразделения, имя лица, которому направляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что нужно донести до руководства;
  • дата, подпись и обязательная позиция автора.
  • Обязательные требования мы определили, теперь давайте посмотрим на примере, как написать заметку.

    Пример 1

    Такой тип расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и другим способом.

    Пример 2

    На изображении показано продольное размещение требований. И то и другое будет правильным.

    Есть и третий вариант.

    Пример 3

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совсем по-другому, не переживайте, это тоже правильно, так как обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Пример написания служебной записки

    Написать шапку почти легко любому. Необходимо уточнить, кому адресован документ: должность и фамилия, инициалы (можно ФИО и отчество).

    Кроме того, мы должны указать составителя и, если вы претендуете на группу сотрудников, вы должны указать их должности и ФИО.

    Письменное обращение не всегда адресовано директору, а направляется и лицу, в должностные обязанности которого входит рассмотрение конкретного вопроса.

    Первое предложение, которое обычно открывает напоминание: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для сотрудника это удобно тем, что он сразу переходит к теме своего сообщения, для руководителя сокращает время на изучение письма.

    Сам текст записки должен быть по существу кратким, с обязательным перечислением дат, времени, обстоятельств, конкретных сведений: это поможет получателю понять, принять к сведению, проверить и быстрее отреагировать на обращение подчиненного.

    Обращение завершается личной подписью, датой написания. Если есть приложения, укажите их наличие и перечислите.

    Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

    Работники имеют право информировать руководство о проблемах, возникающих при выполнении ими своей деятельности, и о достижениях конкретных специалистов.

    Служебная записка о выплате премии

    Непосредственный руководитель может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

    Директор ООО Домострой

    Семину И.Г.

    начальник отдела продаж ООО «Домострой» Настина И.А.

    Примечание от 05.04.2019 г. 4

    санкт-Пьетробурго

    За счет увеличения бонуса

    Сообщаю Вам, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более чем в два раза. В связи с этим прошу вас увеличить премиальное вознаграждение.

    Начальник коммерческого офиса Настина И.А.

    Докладная об отсутствии на рабочем месте

    Часто записка пишется в связи с нарушениями дисциплины. На примере напоминания видно, что линейный руководитель не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

    Записка о списании ТМЦ

    Если инвентарные предметы просрочены, стали непригодными для использования, они удаляются и утилизируются. Как стираются товары и материалы, читайте

    Письмо о необходимости ремонта оборудования

    С его помощью руководство информируется о существующих технических и технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решения.

    Письмо об отзыве из отпуска

    Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст вашей заметки большой и не помещается на одном листе, вам нужно использовать другой. Писать на обороте не рекомендуется, хотя и разрешено. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, рекомендуется сшивать все листы так, чтобы они образовывали общий документ.

    Электронные служебные записки. Такое бывает?

    Количество компаний, переходящих на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно нужно сказать несколько слов об электронной записке. Они уже существуют и правила их оформления практически те же. Если только пользователи не зарегистрируют получателя и отправителя, поскольку программы обмена сообщениями делают это автоматически.

    здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки внутри самой компании должны быть как-то отделены от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные материалы, а где рабочие.

    Есть специальные программы, которые позволяют автоматически отправлять, регистрироваться в журнале, отправлять ответы и резолюции.

    При этом все электронные документы подписываются электронной подписью как отправителя, так и получателя после принятия решения.

    Если общей системы нет, обращение пишется на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретариат. Он обязан переслать письмо конечному получателю. Чтобы убедиться, что письмо доставлено, необходимо настроить уведомления о получении в момент отправки.

    Срок хранения

    Любая документация, непосредственно связанная с деятельностью предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

    В соответствии с ведомственным нормативным документом типа Перечня типовых управленческих архивных документов, формируемых в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден Административным актом Минкультуры России — Приказом № 558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить сохранность форм С3 не менее пяти лет в архивах организации или предприятия.

    Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и приказа руководителя предприятия, который его подтверждает.

    Это происходит в том случае, если признается необходимость хранения тех или иных служебных документов в течение более длительного срока (например, в ходе длительных разбирательств в органах юстиции). Существует особенность установления срока хранения документов, выданных в электронной форме.

    Срок обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом общества — уставом или положением о номенклатуре дел.

    меморандум

    Скачать бланк меморандума (образец дисциплинарного проступка)

    напоминание в устной форме (о подтверждении командировки)

    служебное письмо для очистки товарно-материальных ценностей

    написать напоминание об отпуске отзыв

    напоминание о ремонте компьютера

    В связи со служебной необходимостью прошу вас предоставить – как правильно писать служебную записку руководителю – в связи с производственной необходимостью прошу

    Затем необходимо объявить прямой запрос или перечислить действия, которые автор заметки считает необходимыми. Ниже мы предложим вам образец памятки, в которой также будет указан перечень обязательных элементов этого документа.

    Подпись в заметке ставится ее создателем. Часто документ подписывается начальником отдела, а специалист именуется исполнителем, указывается в конце документа, в левом нижнем углу документа, как в деловом письме. При необходимости документ также может быть завизирован заинтересованными лицами.

    В этом случае визы должны быть проставлены на последнем листе сразу под подписью. Чтобы при необходимости у сотрудников организации была возможность создавать ссылки на конкретный документ,

    Приказ о производственной необходимости

    Отзыв работника из отпуска возможен только с его согласия, независимо от причины, в том числе для производственных нужд (ТК РФ).

    Отправить отзыв сотрудника об отпуске можно в следующем порядке:

    1. работодатель издает приказ о вызове из отпуска – приказ должен быть подписан работником.
    2. работник должен согласиться выйти на работу. Лучше, если согласие будет выражено в письменной форме;
    3. обосновать причину отзыва из отпуска. Для этого лицо, инициирующее вызов сотрудника из отпуска, например руководитель, может написать записку;

    Единая форма данного приказа о необходимости производства снятия с отпуска не утверждена, поэтому приказ должен быть составлен в произвольной форме.

    Образец служебной записки

    Обычно любое обращение в другие организации. Служебная записка создается по деловым вопросам, относящимся к компетенции структурного подразделения и, при этом, обращение к вышестоящему руководству не требуется.

    Текст записки начинается с освещения сложившейся ситуации, пояснения, какие причины и события послужили основанием для составления документа.

    В конце делается запрос непосредственно или, по мнению автора, перечисляются возможные действия.

    Визы выдаются на последнем листе под роспись. Включает в себя подпись, инициалы, фамилию, дату, вы можете добавить расшифровку должности утверждающего.

    Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

    Определения «меморандума» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

    Протокол составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для решения какого-либо производственного или хозяйственного вопроса необходимо представить письменные сведения в вышестоящее руководство).

    С помощью этого документа можно внести предложение по улучшению технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также высказать свою точку зрения в случае несогласия с коллегами.

    Поэтому при подготовке меморандума важно прежде всего, чтобы автор доступно сформулировал свою позицию, а затем привел веские аргументы в свою пользу.

    Типы напоминаний По своему содержанию напоминания делятся на

    Страна Советов

    склад готовой продукции и факс в отдел продаж взамен вышедшего из строя, не подлежащего ремонту факсимильного аппарата Panasonic KX-FM90. «Может быть, я действительно тупой. Может быть, у вас есть совет или комментарий. Помогите! Русскоязычный ответ службы поддержки запятые в этом предложении не нужны.

    Вопрос н. 254772 Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как это будет правильно: 1.

    Для производственных нужд рекомендую… 2.

    Для производственных нужд рекомендую… Спасибо. Ответ русскоязычной службы поддержки Запятая не требуется. Вопрос номер 251189 Здравствуйте.

    Подскажите, пожалуйста, нужна ли запятая перед словом «пожалуйста»?

    «В связи с необходимостью производства прошу дать разрешение на установку козырька .»

    Ответ службы поддержки на русском языке Запятая не требуется.

    Заявка №246875 Диплом! Дорогой! В следующем предложении запятая обязательна:

    «В связи с производственной необходимостью просим выдать в отдел публикации предложений и заказов два сетевых фильтра.»

    ?

    Ваш ответ — воздух!

    Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

    Но написать их совсем не просто.

    При этом в нормативных актах нет ни определений понятий, ни правил оформления записок.

    Попробуем сформулировать их сами. Для наглядности покажем основные отличия в таблице. Характеристика Меморандум Меморандум Пояснительная записка Суть меморандума

    1. информирует о текущей ситуации, о произошедшем явлении или событии, о проделанной работе;
    2. содержит выводы и предложения составителя
    1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, уточнение, запрос, предложение
    2. информирует о необходимости решения оперативных задач.
      При этом не следует вносить в примечание вопросы, которые могут быть решены в устной форме и не требуют документального оформления;

    Объяснять причины любого события, поступка, поступка, несчастного случая, в том числе нарушения трудовой дисциплины, неисполнения приказов,

    Служебная записка на приобретение принтера в связи с поломкой

    Памятка – это особая форма документа внутренней среды предприятия, которую следует выписывать работникам в связи с возникающими проблемами, как правило, связанными с неподготовленностью технического оборудования, например, принтера или его поломкой, с нарушение финансового или информационного обеспечения.

    он составляется с целью внесения предложения и решения возникших трудностей. Служебные письма делятся на несколько видов:

    1. предоставлять определенную информацию, которую сотрудник передает начальнику;
    2. с конкретными запросами или требованиями для рассмотрения или решения любого вопроса занятости;
    3. отношение. Обычно такой документ составляется по требованию и указанию руководства для описания различных рабочих процессов.

    Этот документ играет очень важную роль для учреждения. Неправильное его заполнение может привести к нарушению взаимодействия между подразделениями и, как следствие, к неэффективной работе самого предприятия в целом.

    Как обеспечивается перевод на иную должность

    Как отмечалось ранее, понятие рабочей необходимости представляет собой замену отсутствующего работника для выполнения неотложных рабочих задач. Хотя такого сообщения в трудовом законодательстве нет, на практике оно существует.

    Администрация предприятия вправе перевести работника на другое рабочее место без согласия последнего на эти действия. Срок перевода – один месяц и не более.

    Причины перевода могут быть обоснованы следующим образом:

    1. Возникает непредвиденная ситуация, например, возгорание, возгорание или разрушение зданий или технических устройств.
    2. Производство останавливается. Приостановка производства по уважительным причинам.
    3. Предотвращение ущерба имуществу работодателя, вызванного непредвиденными обстоятельствами.

    Приказ о производственной необходимости: как оформить

    Приказной документ об отзыве работника из отпуска для производственных нужд оформляется на бланке предприятия. В левом верхнем углу указывается номер и дата документа, а также тема, например «о напоминании из отпуска».

    Далее идет описательная часть приказа, то есть кратко описывается причина, по которой необходимо вызвать работника из отпуска. Например: «В связи с необходимостью производства для выполнения оборонного заказа государственного, на период с 01.06.2015 по 10.06.2015».

    Внизу по центру написано слово: «Ордино».

    Далее подписывается административная часть документа:

  • вспомнить из планового отпуска главного инженера-испытателя Сукрева Н.А;
  • бухгалтер Пирова К.А о перерасчете отпуска работника;
  • начальнику БТЗ Башковой Е.Л внести изменение в табель учета рабочего времени и внести соответствующие отклонения;
  • контроль за исполнением Заказа возлагается на менеджера службы Ружеву П.А.
  • Кроме того, необходимо подписать директора, затем ознакомить работника и всех сотрудников, указанных в документе.

    Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

    Любое письмо с запросом должно состоять из хорошо продуманной причины и четкого изложения запроса. Дополнительно можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

    Шаг 1. К кому вы обращаетесь?

    Свяжитесь с получателем лично, лучше — по имени и отчеству:

    «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

    Во-первых, вы выражаете свое уважение адресату, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному лицу, налагает ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда запрос адресован команде или группе людей. В этом случае также целесообразно максимально персонализировать обращение:

    «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые руководители!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники отдела кадров!»

    Не нашли нужной информации о деловых письмах? Перейти на сайт business-letter.ru
    и вы найдете правила написания и примеры для всех популярных видов деловых писем. И с каждым днем ​​примеров становится все больше!

    Шаг 2. Почему вы связываетесь со мной?

    Поздравляем получателя. Когда вы делаете комплимент получателю, вы отвечаете на его вопрос: «Почему вы задаете этот вопрос мне?» Признайте их прошлые успехи или личные качества.

    «Вы всегда готовы выслушать и найти лучший способ решить проблему практически каждого, кто к вам обратился. И, надо отдать вам должное, вы мне очень помогли».

    «Вы ведущий специалист в отрасли …».

    «Вы помогли многим людям решить сложнейшие задачи на поле …».

    Этот прием позволит получателю более внимательно рассмотреть просьбу и попытаться найти возможность ее выполнить.

    Комплимент уместен при работе с нестандартными просьбами, когда необходимо расположить к себе получателя, когда необходимо обратить внимание на определенные качества и качества, необходимые и важные для удовлетворения вашей просьбы.

    очень важно не перейти грань между комплиментом и недоброй лестью. Будь честным.

    Шаг 3. Обоснование запроса

    Любой запрос должен быть мотивирован относительно того, почему вы делаете именно этот запрос. Поместите получателя в контекст вашей проблемы.

    На этом этапе нужно выбрать три самые важные для получателя темы. Аргументы лучше организовать по схеме: сильный — средний — самый сильный.

    Запросы имеют разный уровень сложности, поэтому получатель не всегда заинтересован в выполнении чьих-то запросов. Он должен быть убежден, что удовлетворение запроса имеет потенциальные преимущества:

    Заинтересуйте получателя

    Предложите создать для него несколько интересных возможностей, связанных с выполнением вашего запроса:

    «Во все времена предприимчивые и предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Отечества, запомниться добрыми делами и снискать уважение».

    «Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка дружеских союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах

    ».

    «Конечно, ваша большая цель — чистый и комфортный город для людей

    ».

    Или выразите проблему, которая очень актуальна для получателя:

    «Вас, как мудрого хозяина города, наверняка беспокоят беспорядочные прогулки разновозрастных детей по неподходящим местам, которые приводят к учащению аварий и росту преступности среди несовершеннолетних».

    «В ваш отдел стали поступать более частые запросы по непрофильным проблемам, которые требуют много бесценного рабочего времени».

    Покажите, как ваш запрос может помочь реализовать возможность:

    «И сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное и святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе уже есть те, кто оказывает такую ​​помощь — под эгидой мэрии наша благотворительная деятельность работает на пожертвования горожан, обучая трудных подростков народным промыслам».

    Или решить проблему:

    «Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста будет способствовать снижению уровня подростковой преступности и минимизации дорожно-транспортных происшествий с участием детей».

    Опишите смысл запроса

    Когда получателю нечего предложить или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше всего обновить получателя.

    Здесь необходимо максимально полно описать ситуацию, чтобы понять актуальность просьбы и важность ее выполнения. Смысл просьбы нужно описать так, чтобы «взять его за душу».

    Если просьба не относится к категории «сентиментальных», то необходимо показать получателю причинно-следственную связь, которая позволит получателю выполнить просьбу.

    «С (дата) согласно договору аренды №. X, арендная плата за 1 м2 составляет 20 долларов США в сутки. За последние три месяца наблюдается спад коммерческой активности из-за экономической нестабильности и социальных волнений.

    Средняя торговая прибыль составляет 10 долларов в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если вы не будете действовать, частные предприниматели будут вынуждены закрыть свои магазины, что может негативно сказаться на ваших доходах».

    Поэтому необходимо дать понять получателю, что выполнение просьбы влечет за собой перспективу получения материальной или нематериальной выгоды.

    Шаг 4. Объявление заявки

    Когда получатель готов, вы можете объявить фактический запрос. Текст запроса должен быть достаточно кратким и предельно четким. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или эвфемизмов. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать, на каком уровне:

    «Просим вас снизить уровень арендной платы до стабилизации ситуации на уровне 5 долларов за м2 в сутки».

    Если речь идет об оказании услуг, поэтому сделайте запрос максимально конкретным, указав желаемые даты, цену вопроса и так далее:

    «Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига гончарных изделий: просим вас помочь нам с приобретением. Стоимость печи с установкой 998 тысяч рублей».

    В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется получателю. Просьбу лучше сформулировать более конкретно: «Просим вас помочь нам в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на счет компании по производству и установке печей 333 000 долларов США.».

    Что бы вы ни попросили, получатель должен точно знать, когда, что, сколько и по какой цене вы хотите получить. Обобщенный запрос больше подвержен риску быть отклоненным, потому что у получателя не всегда есть время и желание заботиться о деталях. Также вы рискуете не получить желаемого, передав лид получателю.

    Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить арендную плату:

    «Просим вас снизить уровень арендной платы, пока ситуация не стабилизируется».

    В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющегося). Поэтому их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в позиции инициаторов письма.

    В некоторых случаях текст запроса можно выделить жирным шрифтом, чтобы выделить его в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

    Шаг 5. Обобщите свой запрос.

    Повторите свою просьбу и подчеркните, какую пользу получит получатель, если просьба будет удовлетворена. Запрос следует немного изменить. Лучше всего построить предложение по схеме: «Выполнишь просьбу – будешь счастлив».

    «Если вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на некоторое время по мере стабилизации ситуации в регионе, вы сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не нести глобальных потерь из-за полного отсутствия арендной платы».

    Но могут быть и другие варианты:

    «Вы можете быть уверены, что каждый рубль ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет детям, оказавшимся в трудной жизненной ситуации, стать достойными гражданами».

    «Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка будет доставлять вам моральное удовлетворение от вашей нелегкой работы, а ваши старания и старания – это вложение в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

    Главное — повторить смысл просьбы и преимущества ее выполнения. Преимущества не обязательно должны быть ощутимыми. Помните, что получатель – человек и чувства ему не чужды.

    ПРИМЕР:

    Был оно стало
    «Убедительно просим вас, II. Иванов, организуйте встречу кандидата с генеральным директором вашей компании. Будем благодарны за оказанную помощь С уважением и признательностью, Директор Центра занятости населения Петрова П.П» «Уважаемый Иван Иванович, ваша компания уже несколько лет участвует в программе профориентации кандидатов, помогая им в выборе профессии. На сегодняшний день профессия менеджер является одной из самых распространенных, но многие кандидаты не имеют четких представлений о ее значении, в связи с этим просим Вас организовать встречу генерального директора с кандидатами 23 марта в 15.00 на основании ваша компания Рассказав молодежи секреты сегодняшнего ремесла, вы закладываете основу для подготовки настоящих профессионалов завтрашнего дня. Возможно, через несколько лет некоторые из них выведут вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, директор Петровского центра занятости населения»

    И не забудьте про оформление письма: это «лицо» организации.

    Если инициатором письма-запроса является организация, такое письмо пишется на бланке с подписью руководителя или уполномоченного лица.

    Если частное лицо, то достаточно придерживаться основных правил в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для получателя и для формирования правильного имиджа отправителя.

    Валентина Коренная

    статья опубликована в журнале «КАДРОВИК» им. 4 (апреля), Казахстан, г. Алматы

    Вы ежедневно отправляете сотни деловых предложений, запросов и других деловых писем, но не получаете желаемого результата своим сообщением? Не знаете, как любезно и вежливо напомнить получателю о его обязательствах? Тогда вам обязательно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»
    ! Вы можете пройти его в любое удобное время
    адрес
    .

    Если привлекать к выполнению сверхурочных работ

    Овертайм считается экстраординарным. Работник выполняет эти функции по инициативе руководителя. Трудовая деятельность работника осуществляется вне отработанного времени, а также сверх суммы рабочего времени за рассматриваемый период.

    Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

    Когда можно работать сверхурочно

    Перечень случаев, когда работодатель имеет право работать сверхурочно:

    1. Если вам нужно завершить работу, которая была начата ранее. Дело в том, что от выполнения этой работы зависит дальнейший технологический процесс, и если она не будет завершена, то это отразится на благополучии предприятия в целом и даже может привести к утрате или повреждению имущества работодателя и является возможно, что это угрожает здоровью и жизни сотрудников или третьих лиц.
    2. При необходимости ремонта технических устройств и их механизмов, так как их неисправность может спровоцировать случаи остановки всего предприятия, что впоследствии вызовет аварийную ситуацию или аварийную ситуацию.
    3. Если на основании технологического процесса установлено рабочее время, а также в случаях, когда заместитель не явился, коллега должен оставаться на рабочем месте.

    Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций

    Мы все одновременно кого-то о чем-то спросили. Не удивляйтесь. Даже тех, кто сейчас упорно отрицает сам факт любого запрошенного ходатайства.

    Помните, как в детстве мы просили у родителей мороженое, потом просили у учителей хорошую оценку, когда были не на высоте, а потом просили лишний день на работе…

    Однако бытовые проблемы — не единственные «спутники» запросов.

    Трудовая жизнь современного человека также тесно связана с прошениями. А письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения определенной цели со стороны отправителя.

    Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Следовательно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат – будет ли прошение выполнено или вы получите вежливый отказ:

    Уважаемый директор компании ____!

    Нам срочно нужны средства, чтобы добраться до ____. Хотите ли Вы поучаствовать?

    С наилучшими пожеланиями, ____.

    Как вы думаете, может ли такое письмо иметь положительный ответ? Можно предположить, что даже отказ здесь будет не совсем вежливым.

    важно уметь правильно составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к поставленной цели. В противном случае вы будете проигнорированы, и вы только потеряете время.

    Давайте рассмотрим 8 простых советов и приемов, которые помогут вам максимально повысить эффективность любого письма-заявки.

    №1. Персональное обращение

    Здесь нет ничего экстраординарного. Все прекрасно знают эту технику. Но многие о нем забывают. Обидно! Потому что личное обращение «работает» гораздо лучше, чем безликое.

    Кому нравится, когда его называют «обобщенно»?! Это как уличный хей… Ладно, ты скорее откликнешься на свое имя, чем на зов стиля «Эй, дорогой!».

    Так и в письме-запросе. Вы обращаетесь к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать полное имя получателя письма.

    Конечно, бывают ситуации, когда такой подход невозможен. В любом случае постарайтесь максимально персонализировать свое сообщение.

    Можно: «Уважаемые дамы и господа!» А лучше: «Уважаемые коллеги-учителя и преподаватели!».

    Можно: «Дорогие дети!» А лучше: «Дорогие наши мальчики и девочки!».

    Мы думаем, что вы поняли основную идею.

    №2. Почему ИМЕННО он?

    Сообщите получателю письма с запросом, почему вы отправили ему свой запрос. Человек должен понимать, что он уникален для вас и от него зависит успех того или иного мероприятия.

  • Вы эксперт по ____.
  • Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
  • Только ваш отдел работает без ____.
  • Постарайтесь расположить к себе адресата — аккуратно (в пределах разумного) добавляйте комплименты):

  • Вы блестяще выполнили ____ за день.
  • Вы непревзойденный учитель ____ в нашем городе.
  • Ваши проекты были неоценимы для ____.
  • Помните! Комплименты должны быть заслуженными (настоящие качества, действия, знаки отличия) и невероятными».

    №3. И снова выгоды

    Преимущества. Да никуда ты не пойдешь. Каждый ищет свою выгоду, и не всегда в «денежном эквиваленте».

    Укажите основные причины и доводы, согласно которым получателю письма-запроса выгодно принять ваш запрос. Играйте на человеческих слабостях.

    Что будет? Все зависит от конкретной ситуации.

    Признание. Вы, как заслуженный ____, будете с удовольствием смотреть на специально оборудованные и огороженные детские площадки в родном городе…

    Амбиция. Специалисты, с которыми вам придется работать завтра, должны быть обучены сегодня. Поэтому вы можете инвестировать в новые поколения ____ свои знания, опыт и…

    Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей особенно актуальна сегодня. Количество детей, проживающих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Дети нуждаются в участии, помощи, сопереживании. Без нас не могут…

    №4. Ваши успехи

    Получатель должен четко понимать, что это серьезный человек, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными новичками).

    Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть успехи и достижения, лучше всего указать их в письме-заявке. Таким образом, вы благополучно преодолеете барьер недоверия и сомнений.

    Не забывайте о «результатах» в проекте, к получателю которого вы обращаетесь. Человеческая природа такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — другое дело.

  • Строительство ____ уже завершено на 87%. Но без вашей помощи он не сможет закончить вовремя. Мы предлагаем вам…
  • У нас уже есть ____ в нашем распоряжении. Нам нужно ТОЛЬКО ____ для достижения нашей цели.
  • №5. Конкретная просьба

    Не ходи вокруг. Не прикрывайте свою просьбу набором бесполезных и расплывчатых слов. Будьте ясны в этом вопросе.

    Как это должно быть выражено?

    Во-первых, получатель, открыв письмо, должен понять, чего от него хотят, а не решать ребусы на тему «попроси меня или дай мне». Во-вторых, ваш запрос должен быть выражен в конкретных цифрах и действиях.

    Вам нужна конкретная помощь? Затем попросите получателя письма выполнить КОНКРЕТНЫЕ действия.

  • До завершения проекта ____ нам необходимо 3250 долларов на ____.
  • Мы с нетерпением ждем встречи с вами в ____. Мероприятие по сбору ____ состоится 17 ноября в 14:30 в ____.
  • Мы просим вас снизить аренду автомобиля до 10 долларов в сутки.
  • №6. Громкие имена

    Еще один интересный прием, повышающий эффективность письма-просьбы. Он состоит из охвата людей (компаний), которые уже дали согласие на участие в проекте.

    Этим вы стимулируете получателя принять положительный результат («Да, если ____ согласен, то чем я хуже?!»).

  • ____ уже активно участвует в нашей ____.
  • В нашем заявленном профессиональном «марафоне» по теме ____ уже зарегистрировались ____.
  • №7. Важные итоги

    Здесь все просто. Обязательно подведите итог в конце письма (важные моменты и основные акценты).

  • От вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
  • ____ молодые специалисты возлагают на вас надежды.
  • Молодые мамы и их малыши с нетерпением ждут появления в нашем городе ____.
  • №8. Контакты

    «И так понятно!» — ты говоришь. Это понятно, но не для всех. Контактные данные должны быть указаны полностью.

    Однако не стоит «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот: при отправке письма наивно полагать, что достаточно обратного адреса.

    Дайте получателю письма-запроса 2-3 варианта контактной информации. Достаточно.

    Ремарка

    Это всего лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов написания эффективного письма-заявки. Но непременное соблюдение еще и всех пунктов не даст положительного ответа, если «играть» не совсем честно.

    Нравится…

    Будьте максимально честны и правдивы в своем письме-запросе.

    Это первое правило результата.

    Всем хорошего дня и всегда хорошего настроения!

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Правосудие в Российской Федерации - юридические проблемы и их решения
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: