Журнал учета рабочего времени сотрудников

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый реестр используется кадровыми службами для учета документов, относящихся к кадровым приказам (приказам), то есть местным стандартам, определяющим служебные, служебные и трудовые функции рядовых (неисполнительных) сотрудников.
Необходимость использования реестра заказов на персонал обусловлена ​​тем, что:

Некоторые работодатели установили правило, согласно которому тот или иной местный стандарт вступает в силу только в том случае, если он зарегистрирован. В соответствии с пунктом 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Делопроизводство и архивация») под регистрацией понимается присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в форму регистрации и учета. Журнал заказов — это один из возможных регистров, в который можно вносить соответствующие записи.

Таким образом, внесение информации о приказе по личному составу в рассматриваемый журнал также можно рассматривать как одно из необходимых действий, вместе с подписью приказа, выполняемых для узаконивания соответствующего документа.

Информацию о месте среди прочих организационно-распорядительных документов есть приказы по персоналу, читайте в материале «Приказы по основному виду деятельности — что это за приказы?».

Для чего нужен журнал регистрации приказов?

С точки зрения закона, обязательных требований к наличию такого документа нет. Но при осуществлении надзорной деятельности государственными органами в сфере трудовых отношений инспектор вправе запросить реестр приказов организации.

Прежде всего, благодаря записанным данным вы легко можете отследить историю последовательности событий, например:

Как правило, оформление заказов в организации возлагается на профессиональные обязанности секретаря, который передает документы на подпись руководителю, который принимает входящую информацию, отправляет исходящую корреспонденцию.

Учет производственных заказов позволяет при необходимости сэкономить время на поиск того или иного заказа даже за предыдущие годы деятельности. В любом случае, представьте, сколько часов или даже дней потребуется, чтобы просмотреть все заказы, собранные за столько лет, которые работодатель должен хранить до 75 лет.

Можно сделать вывод, что даже при передаче документов в архив для хранения, архивируя их в хронологическом порядке, прилагаемый реестр производственных заказов позволит избежать путаницы.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы на персонал, как правило, персонализированные — регулируют деятельность конкретных сотрудников или их групп (например, отдела или службы).

Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает. Законодательство не определяет единого перечня документов, который должна иметь каждая организация. Различные нормативные акты содержат ссылки на необходимость формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения отдельных газет, издания приказов и других документов, а также соблюдения условий их хранения в организации. Вы можете узнать, какие документы являются обязательными, а какие GIT спросит у вас при регистрации, в K+.

Как мы отмечали выше, в кадровых приказах принято ссылаться только на те локальные документы, которые относятся к рядовым сотрудникам (не относящимся к менеджменту согласно уставу). То есть, например, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые можно учесть в газете, чаще всего относятся заказы:

Работодатель имеет право использовать бланки заказов на персонал, который он считает необходимым выбрать. Но традиционно в Российской Федерации широко распространено использование унифицированных форм, таких как:

Данные модули утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. 1.

Прежде чем зарегистрировать определенный кадровый приказ и тем самым придать ему юридическую силу (если этого требуют правила документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

О документе, являющемся источником дополнительной информации о работнике, читайте в статье «Заявление о приеме на работу — бланк и образец».

Типовые правила и требования к оформлению учетных книг

Перед тем, как вы начнете вводить записи:

Записи могут быть выполнены синими или черными чернилами.

Не допускается:

В ситуациях, когда допущена ошибка, неправильная запись тщательно стирается. После того, как была произведена новая регистрация, лицо, ответственное за поддержание регистрации, после указания, что «правильная — правильная», ставит свою подпись.

Если бухгалтерский учет ведется в электронном виде, информация периодически распечатывается, так как изменения могут быть внесены в любую компьютерную программу, и изменить ранее введенную информацию не составит труда.

Печатные листы также нумеруются, сшиваются, указывается количество, подписываются ответственным лицом и ответственным лицом и проштампованы.

Заказать обложку журнала, пример:

Пример последней страницы:

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы рассматриваемого журнала не утверждены законом и не рекомендованы соответствующими контролирующими органами, поэтому каждый работодатель разрабатывает свою форму соответствующего документа. На практике он чаще всего представлен следующими основными элементами:

На титульном листе документа указано:

Второй раздел журнала предполагает наличие:

В основном разделе журнала следует указать:

Оформление регистрационного реестра организационно-распорядительных документов по основному виду деятельности читайте в материале «Журнал заказов по основному виду деятельности».

«Журналы учета — правила оформления»

Привет, меня зовут Мария Мартынова, я режиссер. Сегодня я расскажу вам о наших бортовых журналах.

Сегодня в нашем ассортименте 54 вида журналов

регистрация.

В основном это журналы кадрового и общего делопроизводства, а также журналы по охране труда.

Все журналы имеют золотые обложки

из плотного картона, а также съемная крышка из ПВХ, которая защищает магазин при работе с ним и легко снимается при передаче журнала в архив.

Во всех журналах дырки

стандартный размер, используемый для сшивания бревна, а также позволяет легко хранить полные бревна.

Титульная страница

журнал содержит:

Есть поле для ввода срока хранения.

Мы оставили это поле пустым, потому что требования к срокам хранения меняются, и стоит сосредоточиться на периодах, действующих на дату окончания журнала, то есть дату последней записи.

Для удобства, помимо срока хранения, вы можете указать дату «хранить до…», которая также рассчитывается от даты последней записи.

Для журналов, форма которых утверждена законом, на титульном листе содержится ссылка на документ, на основании которого был составлен журнал.

Теперь посмотрим на другую сторону

.

Содержит аттестационную надпись, позволяющую быстро опечатать и заверить журнал.

При запечатывании убедитесь, что пломба на месте и прилегает к ленте и этикетке.

Не все магазины требуют печати. Для некоторых журналов эта норма может быть установлена ​​только внутренними стандартами делопроизводства, однако мы предусмотрели такую ​​возможность во всех журналах.

Но есть журналы, которые по законодательству нужно не только опломбировать, но и «запечатать сургучной печатью или опломбировать

».

Эти требования содержатся в постановлении правительства № 225 от 16 апреля 2003 г. Эти требования распространяются на журналы строгой отчетности по бухгалтерским формам.

Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Книга доходов и расходов для записи бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба представляет собой уникальное одноразовое индикаторное устройство, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Для опломбирования магазинов мы используем разрушаемые голографические пломбы с узорами с 3 уровнями защиты.

Каждая печать имеет уникальный восьмизначный номер, выгравированный лазером. Этот номер необходимо вписать в специальную строку газеты. Соответствие номера пломбы и введенного номера подтверждает отсутствие факта несанкционированного доступа. Неразрывная пломба не может быть удалена незаметно. Когда вы пытаетесь открыть его, он уничтожается шаблоном «ОТКРЫТЬ».

Теперь посмотрим на внутренний блок журнала

… Помимо основной таблицы, разработанной индивидуально для каждого журнала, большинство журналов содержат
информация об ответственных
для их составления.

С указанием ФИО и должности руководителя, срока, на который действует ответственность, документа, на основании которого назначается руководитель — приказ или распоряжение и подпись руководителя.

Четкое определение ответственности особенно важно при ведении журналов для работы с строгими формами отчетности и для защиты рабочих мест, где цена ошибки особенно высока. Рекомендуется убедиться, что обязанность вести записи закреплена в должностных инструкциях ответственных сотрудников.

Во многих журналах в конце есть дополнительная справочная информация

по теме журнала. Например, Реестр обращения трудовых книжек содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцию по заполнению трудовых книжек, образец приказа о назначении руководителя и закон об отмене трудовых книжек поврежденные модули. Это очень удобно, ведь вся необходимая информация всегда под рукой.

На задней крышке вы можете ознакомиться со всем ассортиментом интернет-магазина «Персонал в порядке».

На сайте магазина вы можете узнать больше о каждом журнале, распечатать образец основного раздела журнала, увидеть список дополнительных материалов, входящих в каждый журнал.

Заказывайте журналы «Кадры окей» в интернет-магазине «Кадры окей»!

Итоги

Реестр заказов, юрисдикция которого распространяется на рядовых сотрудников работодателя, представляет собой документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, а с другой — может узаконить происходящие организационные и распорядительные действия создают. Газету ведут ответственные сотрудники компании.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Попробуйте бесплатный доступ к системе на 2 дня.