В каком порядке производят выдачу трудовой книжки

Трудовая книжка — это главный документ гражданина в нашей стране, который позволяет получить информацию о его опыте работы.

Документ имеет утвержденную единую форму и ставится в начале профессиональной деятельности гражданина.

Правила выдачи, оформления и возврата трудовых книжек регулируются положениями Трудового кодекса Российской Федерации.

По разным причинам может потребоваться переиздание новой книги или дубликата документа. Задержка с выпуском может произойти как по вине работодателя, так и по вине работника.

Общая информация

Что вам нужно, чтобы под рукой была рабочая сила?

Трудовая книжка — документ, подтверждающий факт профессиональной деятельности работника. В трудовой книжке содержится информация о рабочем месте, занимаемых должностях и стаже работы гражданина. Документ выпущен
унитарная форма.
Трудовой кодекс регулирует порядок выдачи, регистрации, хранения и возврата трудовых книжек. Ввиду особой важности этих документов кадровым службам предприятий следует уделять особое внимание организации работы с трудовыми книжками сотрудников.

Получить документ можно тремя способами:

  1. Выдача работодателем трудовой книжки при первом приеме на работу. Гражданин, не имеющий опыта работы, получает документ при составлении трудового договора на своей первой работе. Этот способ получения документа в первую очередь является основным. Неправильное заполнение документа или использование недействительной формы может привести к проблемам для гражданина при дальнейшей подаче документа на новое рабочее место.
  2. Выдача документа выпускникам. Этот способ встречается довольно редко, поскольку учебные заведения согласно ТК РФ не обязаны выдавать выпускникам трудовые книжки. Эта процедура является добровольной. Если у выпускника есть готовая при приеме на работу трудовая книжка, он должен сообщить об этом работодателю.
  3. Покупка чистой трудовой книжки. При желании гражданин может приобрести бланк стандартного образца. Такой вариант часто используют те, у кого в старой трудовой книжке есть ненужные записи (например, об увольнении по статье). По закону работодатель не должен использовать такую ​​рабочую силу и использовать собственные формы, приобретенные у официальных поставщиков. Самозаполнение и фальсификация данных может привести к нежелательным последствиям, в том числе к административной ответственности.

Пример заявления о выдаче копии трудовой книжки.

Хотите узнать правила составления трудовой книжки? Прочтите, как правильно регистрировать прием на работу и увольнение сотрудника, а также его оплату, образование и работу с частичной занятостью.

Кто отвечает за работу с трудовыми книжками?

Трудовую книжку выдает работодатель. В соответствии с Правилами хранения и архивирования трудовых книжек, принятыми в 2003 году, именно работодатель несет полную ответственность за архивирование, хранение, а также выдачу и учет рабочих документов сотрудников.

Если в организации нет специального сотрудника, в обязанности которого входит работа с персоналом, эта ответственность возлагается на сотрудника, назначенного начальством приказом. Это может быть секретарь, бухгалтер или руководитель, который может совмещать эту работу со своей основной деятельностью, установленной трудовым договором.

Предприятия, у которых есть кадровые службы, не издают приказы, а включают работу с рабочими тетрадями в должностные обязанности обслуживающего персонала. В то же время сотрудники обязаны обеспечить наличие в организации запасных листов вкладышей и самих книг, даже если набор новых сотрудников в настоящее время не требуется. Однако для этого необходимо составить книгу для выдачи трудовых книжек, в которую заносится информация об операциях приема и использования форм трудовых книжек с указанием номера, а также набор всех форм.

Новый документ

Необходимость выпуска новой книги возникает при приеме на работу человека без такого документа, который может отсутствовать по следующим причинам:

  1. Основное занятие.
  2. Утрата предыдущего документа.
  3. Повреждение прошлого документа.

При приеме на работу гражданина, не имеющего опыта работы, работодатель обязан выдать ему справку с места работы в течение одной недели. Данная процедура не составляет труда для сотрудников отдела кадров предприятия, так как подробно разъясняется в законодательстве.

Сложности могут возникнуть, когда необходимо выдать новую трудовую книжку сотруднику, который уже владел ею, но был утерян или поврежден. При желании работник имеет право обратиться к предыдущему работодателю для получения дубликата, с которым он затем переходит на новое рабочее место.

Но часто возникает ситуация, когда сотрудник по разным причинам не хочет или не может получить дубликат.

В этом случае по закону работодатель должен получить от нового работника письменное заявление, в котором работник просит выдать новый документ с указанием причины отсутствия старой трудовой книжки (утеря, повреждение).

Наличие декларации, подписанной лично сотрудником, свидетельствует о том, что новый документ выдан по инициативе сотрудника.

В этом случае дальнейшие претензии сотрудника, когда он находит старую работу и хочет объединить данные о прошлом и текущем опыте работы в один документ, может быть отражен работодателем, подав заявление сотруднику. Согласно закону, выдача новой трудовой книжки по такому заявлению автоматически аннулирует старую трудовую книжку.

Наличие нескольких рабочих не имеет последствий для работника, так как при расчете пенсии все данные будут складываться. В этом случае работодателю достаточно предоставить работнику копию его заявления, которое может быть представлено в будущем для обоснования наличия дополнительных трудовых книжек.

Процесс выдачи трудовой книжки при расторжении трудового договора

В соответствии с Трудовым кодексом каждый гражданин имеет право распоряжаться своей трудоспособностью. Это проявляется именно в договорном характере осуществления трудовой деятельности, а также в равноправии всех граждан при вступлении в трудовые отношения. В случае расторжения трудового договора буклет выдается в следующем порядке:

  • Для инициирования расторжения трудового договора работник должен письменно уведомить руководителя о своем увольнении не позднее, чем за 14 дней до выезда.
  • Работодатель обязан рассчитаться с работником, а также вернуть ему трудовую книжку в день расторжения договора.
  • Если работник обращается в письменной форме, работодатель должен выдать заверенные копии документов о трудоустройстве.
  • Если произошла задержка в выдаче трудовой книжки и работодатель несет за это ответственность, в частности, в случае неправильного заполнения, организация должна выплатить работнику компенсацию за заработок, который он не получил в течение всей задержки.
  • Днем расторжения трудового договора считается день прекращения трудовых отношений, даже если произошла задержка. Новый день увольнения указывается в специальном приказе работодателя, а также заносится в трудовую книжку с аннулированием регистрации, сделанной ранее в день увольнения.
  • Если по требованию работника трудовая книжка была отправлена ​​по почте, возмещению подлежит только период со дня увольнения до отправки документа. Время отправки трудовой книжки не учитывается, так как работодатель не несет за это ответственности.
  • За просрочку трудовой книжки с работодателя может быть взыскана сумма за причинение морального вреда в результате лишения работника возможности работать.
  • При отказе работодателя в выдаче трудовой книжки работник должен обратиться в инспекцию труда или подать иск.
  • Дубликат

    Выдача дубликата возможна в двух случаях:

    1. Вставка неправильных записей.
    2. Утрата документа.

    Согласно закону, кадровики могут исправить ошибки, допущенные при заполнении трудовой книжки. Для этого достаточно признать неверную информацию недействительной. Но сотрудник может при желании запросить замену документа с неверными записями. Для этого он пишет заявление с просьбой заменить документ, содержащий неверные записи.

    Сотрудник не оплачивает стоимость нового модуля. Вся информация из старой рабочей книги должна быть полностью перенесена в новый документ с учетом исправления недействительных записей в старом документе.

    Если документ утерян после увольнения со старой работы и до перевода на новую работу, у сотрудника есть возможность отправить заявление предыдущему работодателю с просьбой выдать дубликат утерянного документа.

    Бывший работодатель должен принять этот запрос в течение 15 дней.

    Дубликат должен соответствовать утерянному документу, дополнения и исправления не допускаются.

    При получении дубликата в связи с потерей документа сотрудник лично оплачивает новый бланк. Если вам интересно узнать больше о том, как восстановить потерянную или поврежденную книгу, вы можете прочитать эту статью.

    В любом случае необходимо получить подтверждение получения работником дубликата, заверенное его подписью. Вы можете произвести аналогичную регистрацию прямо в дубликате заявки (внизу, на обратной стороне).

    При выдаче дубликата вместо документа с неверными записями гражданину выдается не только дубликат, но и старая трудовая книжка. Этот момент также фиксируется письменно и подтверждается подписью сотрудника.

    Пример заполнения заявления о выдаче дубликата работы.

    Ошибки в оформлении трудовых книжек

    Ведение кадрового учета — достаточно сложный процесс, а процедура заполнения трудовых книжек — наиболее проблематичная. Ошибки при заполнении трудовых книжек могут иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя. Итак, каковы наиболее распространенные ошибки и к чему они могут привести?

    Во время первичного оформления документа

    При составлении трудовой книжки необходимо помнить, что работодатель — физическое лицо не имеет права вести записи в трудовых книжках сотрудников. Самая распространенная ошибка при ведении записей — игнорирование информации об образовании сотрудников и не включение этой важной информации в документ. Также следует помнить, что любая информация, включенная в трудовую книжку, должна быть оформлена документально. Запрещается вносить в документ информацию со слов сотрудника.

    В процессе ведения книжки

    Чаще всего допускаются ошибки при регистрации информации о работе, в первую очередь о должностной должности сотрудника, утвержденной договором. Отчет о трудоустройстве должен содержать следующую информацию:

  • дата получения,
  • должно быть указано название профессии, должности или специальности и квалификации.
  • Серьезной ошибкой является отсутствие в книге полного и сокращенного наименования организации либо наличие сокращений слов в записях, что также запрещено. Такие ошибки можно исправить на старом или новом рабочем месте в соответствии с официальным заявлением организации, допустившей ошибку. Раздел книги, содержащий данные о работе, не должен содержать исправлений или зачеркиваний, поэтому записи модифицируются путем их признания недействительными и добавления новых данных.

    Чаще всего ошибку допускает работодатель, который при переходе на новую должность вносит запись в трудовую книжку работника, заверяя ее печатью организации и подписью директора. Однако такое составление книги некорректно, так как печать и подпись должны быть проставлены только после регистрации увольнения сотрудника. Такую ошибку исправить невозможно.

    Во время оформления копии трудовой книжки и вкладыша в нее.

    Дубликат — это документ, составленный таким образом, что его содержание соответствует исходной книге, исключая при этом все неправильные записи и исправления. В дубликате также отсутствует недокументированная информация. Вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки, которая прошивается при заполнении одного из разделов в самой книжке. Вкладыш должен быть оформлен так же, как и трудовая книжка.

    Следовательно, основными ошибками, которые допускаются при создании дубликата, считаются:

  • отсутствие отметок о дублировании}
  • перенос в повторяющиеся записи, не основанные на каком-либо документе}
  • передача записей, которые были признаны недействительными}
  • перенос исходных записей не завершен.
  • В случае утери трудовой книжки работник должен немедленно отправиться на последнее официальное место работы, поэтому, если новый работодатель сталкивается с просьбой о выдаче экземпляра трудовой книжки, он должен отказать.

    При проектировании вставки могут возникнуть следующие ошибки:

  • на конструкции вставки нет отметки}
  • не полностью заполняет титульную страницу}
  • вводить информацию, не имеющую документальной основы.
  • Задержка выдачи

    Как собрать документ при увольнении? Трудовая книжка не может быть выдана вовремя по следующим причинам:

    1. Сотрудник отсутствует.
    2. Сотрудник отказывается вернуть документ (например, из-за несогласия с указанной в документе причиной увольнения).
    3. Работодатель сознательно не выпускает документ (например, пытается заставить его выполнять оставшуюся работу после прекращения увольнения).

    Если выдача документа задерживается из-за отсутствия работника или его нежелания получить документ на руки, работодатель должен направить письменное уведомление. В этом письме вы должны подать просьбу сотруднику явиться в организацию для получения его трудовой книжки или попросить его согласия на получение документа по почте.

    Работник может подать заявление с письменным заявлением о приеме на работу.

    По запросу документ должен быть оформлен в течение трех рабочих дней.

    Если трудовой документ не выпущен вовремя по вине организации, работодатель может нести финансовую ответственность.

    Если есть доказательства того, что работник из-за отсутствия документа не смог устроиться на другую работу или был уволен по неправильной статье, работодатель обязан по закону возместить работнику потерянный заработок в период после увольнения.

    Нужно ли платить за трудовую книжку?

    Выдав сотруднику трудовую книжку или вкладыш в нее, работодатель может взимать сумму, соответствующую расходам организации, на приобретение книжки. Данный пункт санкционирован п.47 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Но если в чрезвычайной ситуации организация потеряла часть или все рабочие книжки своих сотрудников, приобретение и оплата новых документов полностью ложится на работодателя. Также работник освобождается от оплаты трудовой книжки, если она заполнена неправильно или повреждена по вине работодателя.

    По закону бесплатная регистрация трудовых книжек не предусмотрена, однако данная статья может быть внесена во внутренние правила рабочего графика предприятия. Все трудовые книжки, составляемые кадровыми службами, должны быть официально зарегистрированы в трудовой книжке и вкладышах к ним.

    Составление акта об отказе

    Если работник отказывается поставить свою подпись, необходимо составить конкретный документ. В акте указано, что на глазах у свидетелей сотрудник кадровой службы предложил свою подпись увольняющемуся сотруднику и объяснил необходимость такого действия, предусмотренного законом, но ему было отказано.

    В акте указывается дата и подпись служащего и свидетелей (например, руководителя отдела кадров и руководителя организации).

    Пример акта об отказе работника в получении трудовой книжки.

    Последствия неправильного оформления трудовой книжки

    Из-за неправильно выполненных вкладышей и трудовых книжек у сотрудника могут возникнуть следующие проблемы и трудности:

    1. Если в трудовой книжке указана неверная причина увольнения, у сотрудника могут возникнуть трудности при приеме на новую работу. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник не сможет подтвердить работу на какой-либо должности.
    2. Серьезным следствием ошибок в трудовой книжке может стать невозможность подтвердить свой истинный стаж работы, когда придет время подавать документы на пенсию. На практике известно немало случаев, когда. Пенсионный фонд отказал в выплате пенсии гражданам только на том основании, что часть данных, внесенных в трудовую книжку, не совпадала с паспортными данными работника, что свидетельствует о том, что эта трудовая книжка принадлежит другому лицу.
    3. Чаще всего встречается ситуация, когда ФИО сотрудника незначительно отличается от записи в паспорте, например в имени Наталья вместо «б» указывается буква «е». Чтобы подтвердить принадлежность трудовой книжки именно этому сотруднику, ему придется получить многочисленные архивные справки, но очень часто люди восстанавливают пенсионные права через суд.

    Ошибки при заполнении трудовых книжек сулят проблемы не только самим сотрудникам, но и их работодателям, а также сотрудникам отделов кадров, отвечающих за ведение бухгалтерского учета. Халатность должностных лиц по закону влечет административную ответственность:

    1. В случае нарушения трудового законодательства к работодателю будет применен огромный административный штраф, размер которого может составлять от 30 000 до 50 000 рублей. Санкция может быть заменена приостановлением деятельности организации сроком на 2 месяца.
    2. Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки работнику при увольнении, работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за каждый день неоправданной задержки. Такими также считаются задержки из-за несвоевременного исправления ошибок в регистрации.

    Следует обратить внимание на следующую деталь: Как уже было сказано, когда вы впервые заполняете трудовую книжку сотрудника, работодатель взимает с сотрудника комиссию за ее покупку. Однако бывают случаи, когда брать плату запрещено:

  • В случае массовой потери трудовых книжек, например, в случае стихийного бедствия или любой другой чрезвычайной ситуации.
  • Если трудовая книжка испорчена по вине работодателя.
  • Если из-за халатности персонала кадровой службы была изначально неправильно заполнена трудовая книжка.
  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Правосудие в Российской Федерации - юридические проблемы и их решения
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: